Трудоустройство сотрудника: все тонкости оформления по трудовому договору
Принять сотрудника на работу, решение очень ответственное. Если Вы занимаетесь этой процедурой впервые, то для этого нужно ознакомиться с правилами трудоустройства.
Порядок приема работников установлен в ст. 68 ТК РФ.
▶ Собеседование
Изначально проведите собеседование, на котором с соискателем обсуждаются обязанности, график работы, размер зарплатной платы и другие условия работы.
Также выявляется, нет ли законодательных препятствий для найма будущего сотрудника.
• возраст: несовершеннолетние допускаются не до всех видов работы;
• пол: женщины не допускают к работе с особо тяжелыми или опасными условиями труда;
• наличие судимости;
• отсутствие патента у иностранца;
• судебный запрет на работу в конкретной сфере.
Если компания имеет службу безопасности, то соискателю придется пройти и этот этап. Если коротко, то это сбор и сверка данных о соискателе перед устройством на работу. Эта процедура не нужна по закону, но на практике ее проводят достаточно часто, особенно если речь о руководящих, ответственных и высокооплачиваемых должностях.
Лучше изначально проверить данные, чем получить «проблемного» сотрудника. ❕❕Ведь, подписанный трудовой договор, особенно после испытательного срока, расторгнуть очень сложно.
Если соискатель идеально подходит на текущую вакансию, дальше происходит само трудоустройство.
▶ Трудоустройство
Кандидат должен представить, для заключения трудового договора следующие документы:
· Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· СНИЛС, в том числе электронный. Если у соискателя нет СНИЛС, то работодатель сам направляет сведения в СФР для его оформления.
· Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы. Также нужно будет оформить дубликат бумажной трудовой книжки, если кандидат не подавал заявление на электронную, а сама книжка утеряна или испорчена. Для тех, кто впервые поступает на работу, формируются цифровые сведения о трудовой деятельности.
👉 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не прописан в перечне документов, предъявляемых при трудоустройстве. Поэтому Вы можете попросить у работника принести свидетельство, в котором указан ИНН, но не вправе отказать кандидату в заключение трудового договора по причине отсутствия такого свидетельства.
В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник.
Дополнительные документы:
▶ Проведение первичного медосмотра при приеме на работу (если это предусмотрено законодательством)
Требования к обязательным медицинским осмотрам при приеме на работу отдельных категорий работников установлены в первую очередь в ТК РФ.
В ст.220 ТК РФ содержится перечень работ, при устройстве на которые предварительный медицинский осмотр обязателен.
Среди них:
Перед заключением трудового договора выдайте кандидату направление на медосмотр, будущий сотрудник получает документ под роспись.
По общему правилу, любое прохождение медосмотра оплачивает работодатель (п. 6 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н, ст. 212 Трудового кодекса). А если это сделал работник, он вправе потребовать компенсацию. Если по итогам медосмотра или психиатрического освидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, Вы можете отказать в трудоустройстве.
Для сотрудников, деятельность которых предполагает хорошие и приемлемые условия труда, проходить медицинское обследование не нужно, если такая необходимость не установлена законом.
Далее Вам следует подать сведения в СФР об обязательных медицинских осмотрах. Данные необходимо включить в раздел 2 формы ЕФС-1. СФР определяют для компании скидку или надбавку к тарифу взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
▶ Заявление о приеме
Заявление о приёме на работу составляется в свободной форме, но обратите внимание, на сегодняшний день в законодательстве нет требований или обязательных условий, об этом документе. Поэтому можно заранее подготовить бланки и включить туда всё, что нужно.
▶ Ознакомление работника с правилами внутреннего трудового распорядка
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Сотрудник должен прочитать и подписать каждую страницу и получить копию инструкций.
▶ Заключение трудового договора
Трудовой договор (ТД) – это соглашение, которое заключается между работодателем и сотрудником. В нем прописывают права и обязанности сторон: работодатель предоставляет работу по соответствующей должности, обеспечивает условия и выплачивает заработную плату, а сотрудник обязуется добросовестно выполнять трудовые обязанности (ст. 56 ТК РФ).
Работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. После подписания сторонами трудового договора их отношения регулирует ТК РФ. И работнику, и работодателю важно относиться к ТД не как к формальности, потому что именно он защищает их в случае возникновения разногласий.
Трудовой договор заключается:
В договоре указывают:
Важно: изменить документ после оформления можно только по согласию обеих сторон.
▶ Заключение соглашения о материальной ответственности (при необходимости)
Этот документ Вас обезопасит в случае, если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы и т.д.), иначе Вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб, в случае недостачи.
▶ Издание приказа
Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Делать это необязательно – достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец.
С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.
▶ Оформление личной карточки
Далее заводят личную карточку сотрудника и ведут ее до увольнения. За ее основу берут бланк Т-2 или его утвержденный аналог. В нее прикладывают документы сотрудника и указывают личные и профессиональные сведения о нем. На некоторых должностях на сотрудника дополнительно заводят личное дело.
▶Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)
Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство, о ее неразглашении. При необходимости у Вас будет основание уволить сотрудника за разглашение, если это произойдет.
▶ Получение согласия работника на обработку персональных данных
На основании Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Когда для ведения кадрового учета и бухучета привлекаются сторонние фирмы, работодатель должен соблюдать требования, которые установлены ч. 3 ст. 6 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ, в т.ч. получить от сотрудников согласие на передачу их персональных сведений.
❗При трудоустройстве некоторые работодатели копируют документы сотрудников, к примеру, паспорт, ИНН, военный билет, документ об образовании, а затем хранят эти копии. Сбор и хранение при кадровом учете копий паспортов суды рассматривают как превышение объема обрабатываемых персональных сведений, установленных не только ТК РФ, но и Конституцией РФ.
▶ Внесение записи в трудовую книжку
Приём на работу официально завершён, запись заполняйте по установленным стандартам из постановления правительства РФ. Если у работника электронная книжка, сведения вносите через специальную систему.
▶Отправка данных о новом сотруднике
В течение одного рабочего дня передайте отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в СФР с информацией о приеме сотрудника. Если сотрудник состоит на воинском учете, то в течение 5 дней со дня приема на работу отправьте сведения в военкомат.
📌Нюансы при трудоустройстве: несовершеннолетних, иностранцев, госслужащих и совместителей.
Предлагаем кратко рассмотреть каждый из них.
✔ Несовершеннолетние
В России можно работать с 14 лет, и даже с более юного возраста. Во всех случаях трудоустройство детей и подростков регламентирует закон ТК РФ. По нему дети должны:
Если ребенок младше 14 лет, все документы для трудоустройства за него оформляют родители или опекуны, но только после согласования с органами опеки.
✔ Иностранцы
Нанять иностранного работника без разрешения на работу или патента нельзя.
Работодатель обязан уведомить органы МВД о заключении трудового договора с иностранным гражданином или лицом без гражданства в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения трудового договора. Список документов для прибывших в Россию шире обычного. Кроме стандартного набора в него входят переведенные и нотариально заверенные иностранные документы, а также бумаги, разрешающие пребывание и работу в нашей стране.
✔ Совместители
Совместитель может быть внешним и внутренним. В первом случае человек трудится в двух разных компаниях, во втором – одном и том же месте, но с дополнительной нагрузкой.
При внутреннем совмещении дополнительные документы не нужны, ведь они уже хранятся у работодателя.
Несовершеннолетних принимать на работу по совместительству нельзя. Также работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях.
✔ Студенты
Студенты устраиваются на неполное рабочее время. Достаточно прописать этот пункт в трудовом договоре.
✔ Госслужащие
Единственное отличие в том, что работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы (ст.64.1 ТК РФ, ч.4 ст.12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции").
Оформляйте сотрудников в соответствии с установленными законами РФ, как говорится: незнание законов не освобождает от ответственности. Ещё возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.
Принять сотрудника на работу, решение очень ответственное. Если Вы занимаетесь этой процедурой впервые, то для этого нужно ознакомиться с правилами трудоустройства.
Порядок приема работников установлен в ст. 68 ТК РФ.
▶ Собеседование
Изначально проведите собеседование, на котором с соискателем обсуждаются обязанности, график работы, размер зарплатной платы и другие условия работы.
Также выявляется, нет ли законодательных препятствий для найма будущего сотрудника.
• возраст: несовершеннолетние допускаются не до всех видов работы;
• пол: женщины не допускают к работе с особо тяжелыми или опасными условиями труда;
• наличие судимости;
• отсутствие патента у иностранца;
• судебный запрет на работу в конкретной сфере.
Если компания имеет службу безопасности, то соискателю придется пройти и этот этап. Если коротко, то это сбор и сверка данных о соискателе перед устройством на работу. Эта процедура не нужна по закону, но на практике ее проводят достаточно часто, особенно если речь о руководящих, ответственных и высокооплачиваемых должностях.
Лучше изначально проверить данные, чем получить «проблемного» сотрудника. ❕❕Ведь, подписанный трудовой договор, особенно после испытательного срока, расторгнуть очень сложно.
Если соискатель идеально подходит на текущую вакансию, дальше происходит само трудоустройство.
▶ Трудоустройство
Кандидат должен представить, для заключения трудового договора следующие документы:
· Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
· СНИЛС, в том числе электронный. Если у соискателя нет СНИЛС, то работодатель сам направляет сведения в СФР для его оформления.
· Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы. Также нужно будет оформить дубликат бумажной трудовой книжки, если кандидат не подавал заявление на электронную, а сама книжка утеряна или испорчена. Для тех, кто впервые поступает на работу, формируются цифровые сведения о трудовой деятельности.
👉 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не прописан в перечне документов, предъявляемых при трудоустройстве. Поэтому Вы можете попросить у работника принести свидетельство, в котором указан ИНН, но не вправе отказать кандидату в заключение трудового договора по причине отсутствия такого свидетельства.
В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник.
Дополнительные документы:
- документы воинского учета (только для военнообязанных);
- диплом или сертификат об образовании;
- фото: нужны для удостоверения и листка по учету кадров. 💡Если в компании действует пропускная система, то для получения фотографии на пропуск нужно взять согласие на обработку ПД у каждого работника.
▶ Проведение первичного медосмотра при приеме на работу (если это предусмотрено законодательством)
Требования к обязательным медицинским осмотрам при приеме на работу отдельных категорий работников установлены в первую очередь в ТК РФ.
В ст.220 ТК РФ содержится перечень работ, при устройстве на которые предварительный медицинский осмотр обязателен.
Среди них:
- опасные и вредные производства;
- медицинские организации;
- торговля;
- управляющий транспортом;
- пищевая промышленность и общепит;
- детские учреждения;
- сфера водоснабжения;
- несовершеннолетние и другие.
Перед заключением трудового договора выдайте кандидату направление на медосмотр, будущий сотрудник получает документ под роспись.
По общему правилу, любое прохождение медосмотра оплачивает работодатель (п. 6 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н, ст. 212 Трудового кодекса). А если это сделал работник, он вправе потребовать компенсацию. Если по итогам медосмотра или психиатрического освидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, Вы можете отказать в трудоустройстве.
Для сотрудников, деятельность которых предполагает хорошие и приемлемые условия труда, проходить медицинское обследование не нужно, если такая необходимость не установлена законом.
Далее Вам следует подать сведения в СФР об обязательных медицинских осмотрах. Данные необходимо включить в раздел 2 формы ЕФС-1. СФР определяют для компании скидку или надбавку к тарифу взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
▶ Заявление о приеме
Заявление о приёме на работу составляется в свободной форме, но обратите внимание, на сегодняшний день в законодательстве нет требований или обязательных условий, об этом документе. Поэтому можно заранее подготовить бланки и включить туда всё, что нужно.
▶ Ознакомление работника с правилами внутреннего трудового распорядка
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Сотрудник должен прочитать и подписать каждую страницу и получить копию инструкций.
▶ Заключение трудового договора
Трудовой договор (ТД) – это соглашение, которое заключается между работодателем и сотрудником. В нем прописывают права и обязанности сторон: работодатель предоставляет работу по соответствующей должности, обеспечивает условия и выплачивает заработную плату, а сотрудник обязуется добросовестно выполнять трудовые обязанности (ст. 56 ТК РФ).
Работодатель обязан оформить с сотрудником трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. После подписания сторонами трудового договора их отношения регулирует ТК РФ. И работнику, и работодателю важно относиться к ТД не как к формальности, потому что именно он защищает их в случае возникновения разногласий.
Трудовой договор заключается:
- в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.
- либо в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника.
В договоре указывают:
- наименование и адрес компании;
- ФИО и паспортные данные сотрудника;
- должность и подразделение;
- обязанности;
- дату начала работы;
- срок действия договора (если он есть);
- тарифную ставку;
- режим работы и отдыха;
- условия труда на рабочем месте;
- сведения о соцстраховании;
- условия испытательного срока.
Важно: изменить документ после оформления можно только по согласию обеих сторон.
▶ Заключение соглашения о материальной ответственности (при необходимости)
Этот документ Вас обезопасит в случае, если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы и т.д.), иначе Вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб, в случае недостачи.
▶ Издание приказа
Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Делать это необязательно – достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец.
С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.
▶ Оформление личной карточки
Далее заводят личную карточку сотрудника и ведут ее до увольнения. За ее основу берут бланк Т-2 или его утвержденный аналог. В нее прикладывают документы сотрудника и указывают личные и профессиональные сведения о нем. На некоторых должностях на сотрудника дополнительно заводят личное дело.
▶Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)
Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство, о ее неразглашении. При необходимости у Вас будет основание уволить сотрудника за разглашение, если это произойдет.
▶ Получение согласия работника на обработку персональных данных
На основании Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. Когда для ведения кадрового учета и бухучета привлекаются сторонние фирмы, работодатель должен соблюдать требования, которые установлены ч. 3 ст. 6 Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ, в т.ч. получить от сотрудников согласие на передачу их персональных сведений.
❗При трудоустройстве некоторые работодатели копируют документы сотрудников, к примеру, паспорт, ИНН, военный билет, документ об образовании, а затем хранят эти копии. Сбор и хранение при кадровом учете копий паспортов суды рассматривают как превышение объема обрабатываемых персональных сведений, установленных не только ТК РФ, но и Конституцией РФ.
▶ Внесение записи в трудовую книжку
Приём на работу официально завершён, запись заполняйте по установленным стандартам из постановления правительства РФ. Если у работника электронная книжка, сведения вносите через специальную систему.
▶Отправка данных о новом сотруднике
В течение одного рабочего дня передайте отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в СФР с информацией о приеме сотрудника. Если сотрудник состоит на воинском учете, то в течение 5 дней со дня приема на работу отправьте сведения в военкомат.
📌Нюансы при трудоустройстве: несовершеннолетних, иностранцев, госслужащих и совместителей.
Предлагаем кратко рассмотреть каждый из них.
✔ Несовершеннолетние
В России можно работать с 14 лет, и даже с более юного возраста. Во всех случаях трудоустройство детей и подростков регламентирует закон ТК РФ. По нему дети должны:
- проходить медосмотр;
- трудиться в безопасных условиях;
- работать в свободное от учебы время (до 15 лет);
- получить письменное согласие взрослых (только в 14 лет).
Если ребенок младше 14 лет, все документы для трудоустройства за него оформляют родители или опекуны, но только после согласования с органами опеки.
✔ Иностранцы
Нанять иностранного работника без разрешения на работу или патента нельзя.
Работодатель обязан уведомить органы МВД о заключении трудового договора с иностранным гражданином или лицом без гражданства в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения трудового договора. Список документов для прибывших в Россию шире обычного. Кроме стандартного набора в него входят переведенные и нотариально заверенные иностранные документы, а также бумаги, разрешающие пребывание и работу в нашей стране.
✔ Совместители
Совместитель может быть внешним и внутренним. В первом случае человек трудится в двух разных компаниях, во втором – одном и том же месте, но с дополнительной нагрузкой.
При внутреннем совмещении дополнительные документы не нужны, ведь они уже хранятся у работодателя.
Несовершеннолетних принимать на работу по совместительству нельзя. Также работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях.
✔ Студенты
Студенты устраиваются на неполное рабочее время. Достаточно прописать этот пункт в трудовом договоре.
✔ Госслужащие
Единственное отличие в том, что работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы (ст.64.1 ТК РФ, ч.4 ст.12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции").
Оформляйте сотрудников в соответствии с установленными законами РФ, как говорится: незнание законов не освобождает от ответственности. Ещё возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.