Необходимо утвердить график отпусков до 17 декабря
📈График отпусков составляют на каждый календарный год.
Утвердить его нужно за две недели до начала года.
❓Что такое график отпусков?
График отпусков – это документ, в котором устанавливается очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержатся сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).
❓Кто обязан составлять и вести график отпусков?
Составление графика отпусков – обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.
ИСКЛЮЧЕНИЕ Микропредприятия, которые заключили с работниками типовые трудовые договора. Они могут заменить график, на письменное соглашение между работодателем и сотрудником.
Микропредприятия – это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников не более 15 человек и доход до 120 млн. рублей за предыдущий календарный год.
❓ Какой формой пользоваться при составлении отпусков?
Оформить график можно по унифицированной форме или по форме своей фирмы.
✅Унифицированная форма графика отпусков № Т-7.
✅Фирменная форма: (собственная) должна содержать обязательные реквизиты (сверяйте с информацией, которая отражается в унифицированной форме).
❓ Каких сотрудников нужно включать в график?
Включают в график сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления графика отпусков:
• Внутренние совместители (указывают дважды по обеим должностям).
• Внешние совместители (им планируют отпуск на то же время, что и на основной работе).
• Сезонные работники.
• Мобилизованные, контрактники, добровольцы (в графе «Примечание» сделайте отметку, что сотрудник мобилизован или ушёл служить по контракту и трудовой договор с ним приостановили).
• Сотрудники в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком (если в 2026 году они планируют выйти на работу).
• Сотрудники на больничном.
• Сотрудники находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты.
• Сотрудники, которые ранее авансом полностью использовали ежегодный оплачиваемый отпуск, их нужно включить в график (графы «Дата отпуска» оставить пустыми, а в графе «Примечание» указать, что сотрудник уже использовал дни отпуска за рабочий год).
• В график отпусков нужно вносить и сотрудников, с которыми в течение следующего рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Даже если работника планируют уволить в январе.
🔎Не включают в график отпусков сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев.
Сотрудники, которым положен отпуск вне очереди
Категория сотрудников, которые идут в отпуск по заявлению раньше шести месяцев (ст. 122 ТК РФ):
• Женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.
• Работники моложе 18 лет.
• Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.
А также, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя (ст. 123 ТК РФ).
✅Совместители.
Отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ).
✅Многодетные сотрудники.
Родители троих и более детей в возрасте до 18 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
✅Ветераны, доноры, родители детей-инвалидов, супруги военнослужащих.
Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
✅Сотрудники после мобилизации или службы по контракту.
Эта категория работников в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора вправе претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время независимо от стажа работы у работодателя (ст. 351.7 ТК РФ).
Перенос графика отпусков
Так как это локальный нормативный акт для работодателя и для работника, вносить в него изменения нужно по соглашению сторон.
- Перенос по желанию работника: если сотрудник хочет перенести отпуск, он пишет заявление, а работодатель, если согласен, его подписывает. После этого составляют приказ о переносе отпуска. В нем указывают причину и срок.
- Перенос по болезни: если сотрудник заболел в отпуске и работодателю поступили сведения о его электронном больничном, даты которого попали на период отпуска, это является основанием для переноса. Сотрудник пишет заявление, работодатель – составляет приказ о переносе.
- Перенос из-за производственной необходимости: работодатель с письменного согласия сотрудника может перенести его отпуск или отозвать человека до окончания отпуска. В этом случае тоже составляется приказ о переносе.
- При трудоустройстве новых сотрудников: если после начала года в штате появляются новые работники, заново утверждать график отпусков не нужно. Достаточно составить дополнительную форму и приложить ее к основному графику.
Алгоритм составления графика отпусков
1. Соберите у сотрудников пожелания по датам отпусков.
2. Составьте проект графика отпусков. Следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.
3. Подпишите и утвердите график. Если у Вас есть профсоюз, сначала график отпусков нужно отправить ему. В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта профсоюз обязан направить свое мотивированное мнение. Если нужна дополнительная консультация, профсоюз возьмет еще три дня.
4. Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы, при отсутствии такой должности в штате, это может сделать другой сотрудник, например главный бухгалтер.
5. Если график отпусков составили по форме № Т-7, утверждать такой документ отдельным приказом не нужно.
🔎Если форму графика разработали самостоятельно и в ней нет грифа утверждения, такой график утверждают приказом руководителя.
6. Составить график нужно на всех сотрудников за 14 дней до начала нового календарного года.
7. Ознакомьте сотрудников с графиком. Это обязательно нужно сделать по закону.
‼Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска менее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок.
❗Хранить график отпусков нужно три года.
Ответственность за отсутствие графика отпусков в 2026 году
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).
✅Должностные лица: от 1 000 до 5 000 руб. За повторное нарушение от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года.
✅ИП: от 1 000 до 5 000 руб. За повторное нарушение от 10 000 до 20 000 руб.
✅Юридические лица: от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение от 100 000 до 200 000 руб