НДС 2026: работа с электронными УПД после обновления формата

НДС 2026: работа с электронными УПД после обновления формата.

В 2026 году круг плательщиков НДС становится все шире. Многие компании для удобства обмена документами, в том числе УПД, переходят на ЭДО. Форматы цифровых УПД периодически менялись, из-за чего бизнес начал сталкиваться с отказами в приеме УПД. Ошибки в УПД приводят к отказу в вычете НДС, переплате налога и риску претензий со стороны ФНС.

❓ Что такое УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет реквизиты счета-фактуры и первичного документа о передаче товаров, работ, услуг.

❗При этом на аванс УПД выставлять нельзя — нужен счет-фактура. Допустимо параллельно оформлять по одним операциям УПД, а по другим — счета-фактуры и накладные (акты) даже с одним контрагентом (письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963). Форма УПД рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Электронный УПД обязателен по сделкам с прослеживаемыми товарами. В остальных случаях обмен электронными УПД применяют по соглашению сторон. Актуальный формат УПД — 5.03.

Порядок ЭДО для электронного УПД соответствует обмену электронными счетами-фактурами: продавец и покупатель подписывают документы УКЭП и обмениваются ими через операторов. Начать применять цифровой УПД можно в любое время, закрепив это в учетной политике.

УПД присваивается один из двух статусов:

◼ Статус 1 — «счет-фактура и передаточный документ». В электронном УПД ему соответствует функция СЧФДОП.

◼Статус 2 — «передаточный документ». В электронном УПД ему соответствует функция ДОП.

Использование УПД только как счета-фактуры не предусмотрено (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

УПД со статусом 1 заменяет счет-фактуру на отгрузку и товарную накладную или акт о выполнении работ (оказании услуг). Это основание:

• для вычета НДС;
• для принятия к учету товаров (работ, услуг).

В таком УПД заполняют обязательные реквизиты и первичного документа, и счета-фактуры. В книгах покупок и продаж его регистрируют так же, как счет-фактуру.

УПД со статусом 2 заменяет только накладную или акт. Этот документ — не основание для вычета НДС. В нем обязательны реквизиты только первичного документа, и в книгах продаж и покупок его не регистрируют. Для вычета понадобится счет-фактура.

При этом обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован (для УПД со статусом «2»). С учетом того, что у покупателя может не быть технической возможности обработать документы продавца, порядок ЭДО нужно согласовать с контрагентом независимо от статуса УПД.

Согласие на выставление электронного УПД можно оформить условием в договоре, отдельным соглашением или другим удобным способом.

Выставлять УПД нужно в день отгрузки товаров (работ, услуг)(ст. 9 закона о бухгалтерском учете).

Отличия УПД формата 5.03 от 5.01

С 1 апреля 2025 УПД обязательно выставляют в формате 5.03. Формат 5.03 отличается от 5.01 тем, что учитывает изменения в гл. 21 НК и другие обновления. В частности, в формате 5.03 предусмотрено, что:

✔ С 01.01.2025 упрощенцы стали плательщиками НДС и могут применять спецставки НДС 5% или 7%, а также расчетные ставки 5/105 и 7/107 (используются при получении авансов упрощенцами, выбравшими спецставки).

✔ В отдельных случаях могут применяться расчетные НДС-ставки 9,09% и 16,67%.

✔ Можно отражать стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях с двумя знаками после запятой (графа 14), то есть указывать стоимость с точностью до копейки. Если в счете-фактуре нет прослеживаемых товаров, графы 12–14 заполнять не нужно.

✔ Изменено минимальное количество знаков для поля с регистрационным номером партии товара (РНПТ): в новых форматах значение может быть от 25 до 29 символов (в старом формате было указано «как минимум 27»).

Кроме того, в формате 5.03 скорректирован блок «Подписант». В нем предусмотрели указание данных машиночитаемой доверенности (МЧД) и способа ее передачи.

❓Как заполнять УПД

При заполнении универсального передаточного документа нужно учесть, что часть реквизитов обязательна всегда, часть — в отдельных ситуациях. Основные правила заполнения следующие:

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Заполняют по правилам счета-фактуры — с указанием наименования организации или ИП и их почтовых адресов. Если УПД оформляется по работам или услугам, эти строки не заполняют.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу». Заполняют, если по сделке ранее был получен аванс. В ней указывают номера и даты платежных документов. С 01.01.2026 дополнительно требуется указывать номер и дату авансового счета-фактуры в строке 5б (ст. 169 НК).

Строка 5а «Документ об отгрузке». В бумажном и электронном УПД со статусом 1 строку 5а заполняют обязательно. В ней указывают наименование, номер и дату самого УПД. Использовать формулировку «тот же» нельзя. В УПД со статусом 2 строку 5а можно не заполнять.

Строка «Идентификатор госконтракта» предусмотрена в любом УПД со статусом 1, но заполняют ее только при отгрузках в рамках государственного заказа.

Графа «Код товара (работ, услуг)». Заполнение необязательно. По соглашению с покупателем продавец может указывать в ней код ОКВЭД, идентифицирующий поставленные товары или оказанные услуги.

Код ТН ВЭД и страна происхождения. Код вида товара по ТН ВЭД указывают при экспорте товаров в страны ЕАЭС. Страну происхождения заполняют при реализации импортных товаров (п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).

В строке 8 «Основание передачи (получения)» указывают реквизиты договора, доверенности и иных документов, относящихся к конкретной сделке. В строке 9 «Данные о транспортировке и грузе» продавец может привести реквизиты документов, подтверждающих доставку товара покупателю, например транспортной накладной.

Дата отгрузки (строка 11). Указывают дату фактической передачи товаров, результатов работ или оказания услуг. Как правило, она совпадает с датой составления УПД, указанной в строке 1.

Подписи продавца. В счет-фактурной части документ подписывают лица, уполномоченные на подписание счетов-фактур. В отгрузочной части (строки 10 и 13) подписи ставят работники, уполномоченные на подписание первичных документов об отгрузке.

Если в организации отсутствует главный бухгалтер и его функции выполняет директор, он подписывает УПД за обоих. Совпадающие подписи можно не дублировать.

УПД со статусом 2 подписывают работники, уполномоченные на подписание первичных учетных документов.

Печать и факсимиле. Использовать факсимиле на УПД нельзя. Если печать у организации есть, ее рекомендуется проставлять.

Что делать, если контрагент отказал в приеме УПД:

• Шаг 1. Выясните причину отказа. В уведомлении от оператора ЭДО или в переписке с контрагентом должна быть указана причина отказа (техническая ошибка, неправильный реквизит и т. п.).
• Шаг 2. Исправьте ошибки. Если ошибка техническая, например в формате, реквизитах, структуре, сформируйте новый УПД с исправленными данными. Если нужно изменить стоимость или количество после отгрузки товаров, работ, услуг, создают универсальный корректировочный документ (УКД).
• Шаг 3. Передайте исправленный документ. Отправьте документ через ЭДО и проконтролируйте, что он принят и подписан контрагентом.

Как УПД влияет на вычет НДС

Возможность применения вычета зависит от статуса УПД и от выполнения общих условий, установленных налоговым законодательством.

Принять НДС к вычету можно только на основании УПД со статусом «1» — «счет-фактура и передаточный документ». Такой УПД одновременно подтверждает факт отгрузки (выполнения работ, оказания услуг) и заменяет счет-фактуру, поэтому может использоваться для налогового вычета.

УПД со статусом «2» — первичный учетный документ. Право на вычет по НДС по такому документу не возникает.

Также право на вычет возникает, если одновременно соблюдены следующие условия:

• УПД со статусом «1» подписан обеими сторонами — продавцом и покупателем;
• товары, работы или услуги приняты на учет у покупателя;
• приобретенные товары, работы или услуги используются в операциях, облагаемых НДС;
• УПД оформлен корректно, в актуальном формате, без технических ошибок, препятствующих его принятию и регистрации.

ФНС в связи с этим информирует, что с 01.01.2026 сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге так как бумажных форм товарной накладной и акта оказанных услуг отмена приказов не касается. Например, если организация сейчас обменивается с поставщиками бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то можно работать так же и в 2026 году (смотрите также информацию ФНС России от 10.09.2025).

ФНС постепенно переходит на электронные документы строгого формата — в виде специальных XML-файлов. Такие документы удобны для налоговой, потому что их можно автоматически проверять, загружать в программы и анализировать без ручной обработки.

Преимущества перехода на электронный УПД

Документы становится быстрее оформлять. Электронный УПД можно создать и отправить контрагенту прямо из бухгалтерской программы — обычно это занимает несколько кликов. Во многих системах есть автоматическая проверка заполнения, поэтому ошибки можно увидеть ещё до подписания документа.

Меньше вопросов от налоговой. У электронного УПД всегда видно, когда он создан и кто его подписал. Такие документы проще проверить, поэтому ФНС, как правило, относится к ним спокойнее, чем к сканам бумажных актов. Электронные УПД также удобно прикладывать к ответам на требования налоговой.

Документы подписываются быстрее. Контрагент получает УПД почти сразу после отправки. Не нужно ждать почту или курьера несколько дней. В системе ЭДО также видно, подписан документ или ещё нет. Экономия на отправке документов. Электронные документы обходятся дешевле, чем бумажные: не нужны конверты, почтовые услуги и курьерская доставка.

Удобное хранение и поиск. Все УПД хранятся в системе оператора ЭДО. Документы легко найти в любой момент — достаточно иметь доступ к системе, независимо от места нахождения.