Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2026 году

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2026 году.

В 2026 году сроки хранения документов регламентируются Федеральным законом № 402-ФЗ, а также актуальным перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Требования к срокам хранения документов продолжают играть ключевую роль в работе бизнеса. Ошибки в хранении приводят не только к штрафам, но и к утрате доказательной базы при проверках и спорах. В этой статье разберём, какие документы и сколько нужно хранить и какие риски возникают при нарушениях.

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые нельзя выбрасывать даже после того, как вы закрыли бизнес.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

• документов налогового учета;
• кадровых;
• бухгалтерских.

Зачем хранить бухгалтерские документы?

Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

◼защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;

◼представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;

◼обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, который утвержден приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Документы бывают временного и постоянного хранения. Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним завершили. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2024 года, а закончили работу в 2025 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2026 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Налоговый и бухгалтерский учет

Как хранить документы правильно?

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании или ИП в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Когда по документу завершается производство, он становится архивным. Первое время его хранят вместе с текущими документами — по правилам не менее года и не более трех лет. Потом документы с маленьким сроком хранения уничтожают, а те, которые нужно хранить долго или бессрочно, передают в архив.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти основные правила работы архивов небольшой организации или ИП может быть сложно. Поэтому можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.

Многие компании и ИП давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании или у ИП и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Если большая часть документов в компании или у ИП изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

Если срок хранения истёк

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании или ИП могут грозить штрафы.

Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.

Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.

Правила:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет документы. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь. ИП, работающий без персонала, может обойтись без комиссии и сделать все сам.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.