Подотчетные лица: как правильно оформить по ним документы?

Подотчетные лица: как правильно оформить по ним документы?

🔎В этой статье мы рассмотрим, кто такие подотчетные лица, кому можно выдать подотчетные деньги, на какое время и какую сумму можно выдавать, а также Вы сможете понять, какими документами оформить данную операцию.

❓Кто такие подотчетные лица

Подотчетные лица – сотрудники, которые получают деньги для оплаты расходов компании или ИП.

За выданные суммы нужно отчитываться, поэтому такие деньги называют подотчетными или подотчетом (подп. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

1. Деньги под отчет обычно выдают на покупку:

✔Товаров.

✔Оплату услуг.

✔На командировочные расходы.

2. Обязательно отчитаться за потраченное, в бухгалтерию:

✔Предоставить чеки.

✔Авансовый отчет по расходам.

✔Сдача (если были выданы наличные).

🔺Важно: все расходы подотчетного лица должны быть связаны с работой компании или ИП.

☝Выдать деньги под отчет на покупку бумаги или воды в офис можно, а для оплаты личных расходов работника нельзя.

❓Кому можно выдать подотчетные деньги

Деньги под отчет можно выдать всем сотрудникам, с которыми заключены трудовой договор или договор ГПХ.

‼Если же ИП работает один, он может пользоваться деньгами с расчетного счета и брать деньги из кассы на любые нужды – оформлять подотчет не нужно.

❓На какое время выдается подотчет

▶Работодатель самостоятельно устанавливает сроки выдачи: для командировок или предстоящих расходов.

▶А вот срок возврата аванса, выданного на командировку – три дня для всех, его менять нельзя.

Прописать сроки можно во внутренних документах (в положении о расчетах с подотчетными лицами или в другом документе).

✔Документы для подотчета

Есть два основных документа, которые регулируют выдачу подотчетных денег:

✔Локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицам.

✔Приказ руководителя на подотчет.

✔Еще может быть заявление сотрудника с просьбой выдать деньги, но это не обязательный документ.

▶Положение о подотчете. По закону работодатель не обязан его составлять. Но если компания или ИП выдают деньги регулярно, такой документ лучше оформить. С ним проще контролировать движение подотчетных сумм, их целевое использование, правильное оформление и учет.

▶Положение можно составить в произвольной форме.

▶Приказ на подотчет. Нужно составить, если работодатель в положении о подотчете установил, что это обязательный документ. Форму приказа работодатель может определить сам. Одним приказом можно оформить выдачу нескольких сумм или нескольким подотчетным лицам.

Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать, на какие цели выдают деньги. Если подотчетные суммы перечисляют на карту сотрудника, указывают реквизиты карты.

▶Заявление на подотчет. Оформляет сотрудник. Там он указывает сумму, на какой срок она нужна и зачем.

❓Какую сумму можно выдать под отчет

- Наличка – не более 100 000 руб. по одному договору.

- Безналичные расчеты – любая сумма.

Лимиты указаны в п. 4 указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У

Штраф за нарушение лимита (в ст. 15.1 КоАП РФ):

✔Должностные лица и ИП: от 4 000 до 5 000 руб.

✔Малое предприятие: от 20 000 до 25 000 руб.

✔Средняя или крупная компания: от 40 000 до 50 000 руб.

❓Как можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги под отчет можно наличными из кассы или на банковскую карту.

▶Наличные под отчет можно выдать из кассы, оформляя расходный кассовый ордер, только если они получены с расчетного счета или поступили как выручка от продажи товаров, работ, услуг. Поступления из других источников выдавать нельзя.

▶На карту сотрудника. Подотчетные деньги можно перечислить на зарплатную карту сотрудника либо на любую другую по его желанию.

❓Какой срок отчета и возврата

• По любым расходам, кроме командировочных, в срок, установленный руководителем компании или ИП.

• По командировочным расходам – в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

▶Когда закончился срок, на который выдали деньги:

✔Сотрудник должен представить авансовый отчет.

✔Руководитель – утвердить и подписать, если с ним согласен.

По авансовому отчету определяют неизрасходованную сумму, которую сотрудник должен вернуть, либо перерасход, который нужно компенсировать сотруднику.

Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо обязано вернуть в кассу или перечислить на счет компании или ИП. Неважно, как он получал аванс – наличными из кассы или переводом на банковскую карту.

Когда сотрудник принесет деньги в кассу, кассир должен оформить приходный кассовый ордер. Оформлять кассовый чек не нужно.

❓Что делать, если сотрудник не вернул подотчет

Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, компания или ИП могут:

• Удержать из зарплаты сотрудника или взыскать через суд.

• Простить долг.

• Списать долг по истечении срока исковой давности.

▶Удержать из зарплаты. Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно:

1. Издать приказ о взыскании. Срок – не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде.

2. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд.

3. Удержать задолженность из зарплаты. Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. Если сумма задолженности по подотчету превышает 20% от зарплаты за вычетом НДФЛ, удерживать ее придется не один месяц.

▶Простить долг. Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга (т.е. приказ руководителя).

▶Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать.

Срок исковой давности по таким долгам – три года. Отсчитывают его со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть неизрасходованные деньги. Если срок исковой давности прерывается (сотрудник согласился вернуть сумму подотчета, но не внес платеж), срок считают заново.

✔Подотчетные лица – это официально трудоустроенные сотрудники организации, которым выдают деньги на конкретные цели.

✔Основание – должно быть документально оформлено.

✔Максимальная сумма – ограничений в законодательстве нет, но есть лимит в 100 000 руб. по расчётам наличными в рамках одного договора.

✔Сроки выдачи – срок подотчётной суммы устанавливается индивидуально, фиксируется в письменном заявлении.

✔Отчётность – после истечения срока сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, которые подтвердят расход, или делает возврат неиспользованных подотчётных сумм.