Первичная документация, что нужно о ней знать?
В нашей статье мы разберем, что же такое первичная документация. Рассмотрим, какие документы к ней относятся, обязательные реквизиты первички, правила заполнения, как нужно хранить эти документы и последствия за их отсутствие.
Если Вы являетесь руководителем компании или ИП, то Вам необходимо документально отражать все финансовые и имущественные операции, это требование отражено в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Первичный документ – это бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. На основании первичных документов компании ведут бухгалтерский и налоговый учет, а ИП – только налоговый.
📝Список основных первичных документов
✔Договора – основополагающие документы, которые устанавливают обязательства сторон, условия сделки, сроки и стоимость.
✔Счета-фактуры – документы, подтверждающие факт продажи товаров или услуг.
✔Кассовые ордера – подтверждают операции, связанные с движением денежных средств.
✔Накладные – используются для учета перемещения товаров и материалов.
✔Универсальный передаточный документ (УПД) – объединяет накладную и счет-фактуру или акт и счет-фактуру. В нем есть все данные для накладной или акта и сведения по НДС.
✔Акты выполненных работ (услуг) – подтверждают выполнение определенных работ или оказание услуг.
✔Платежные поручения – документы, подтверждающие осуществление расчетов через банк.
✔Товарные отчеты – используются для учета поступления и расходования товаров.
✔Отчет о движении денежных средств – фиксирует поступления и расходы.
✔Бухгалтерская справка – используется для подтверждения или исправления информации в бухгалтерском и налоговом учёте компании.
✔Служебная записка – используется для внутреннего документооборота и согласования различных вопросов между подразделениями. И другие.
🧾Обязательные реквизиты первичного документа
При составлении первичных документов Вы можете использовать унифицированные бланки. Также допускается дополнение унифицированных форм своими необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить.
🔎 В законодательстве установлен перечень обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание факта хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
6) наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.
👉Обратите внимание: если первичные документы, подтверждающие данные налогового учета, составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык (письмо Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).
▶▶Правила заполнения первичной документации
◼Компании самостоятельно выбирают форму первичной документации – бумажную или электронную, закрепляя этот выбор в учетной политике. Можно использовать единую форму для всех документов или комбинированный подход: часть документов оформлять на бумаге, а часть – в электронном виде.
◼Первичные документы должны составляться на русском языке. Если документ оформлен на иностранном языке, необходим построчный перевод на русский. Исключение – случаи, когда компания ведет деятельность за рубежом, и документы составляются на языке соответствующего государства.
◼Все данные в первичных документах должны быть указаны в рублях. Если нужно отразить стоимость в другой валюте, ее можно указать в качестве дополнительного реквизита.
◼Первичные документы подписывает лицо, составившее документ, или уполномоченное на подпись. Бумажные документы подписывают вручную, а электронные – квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подписывать документы факсимиле (штампом, имитирующим подпись) нельзя, ФНС этот документ не примет.
◼Сроки для оформления первичных документов зависят от типа сделки и вида документа. Например:
• Товарная накладная на отгрузку товарно-материальных ценностей оформляется сразу при отгрузке товара со склада и в ближайшее время.
• Акт выполненных работ составляется на дату завершения работ, акт оказанных услуг – на дату оказания услуги.
• Счет-фактура, независимо от того, касается он отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг, должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней с момента выполнения операции. Исключение — случаи, когда товары или услуги предоставляются на протяжении длительного периода. Тогда счет-фактуру можно выставить по окончании месяца или квартала, в зависимости от условий договора.
⏩Принятие к учету первичных документов
Принять к учету можно оригинал первичного документа. В исключительных случаях скан можно использовать в бухучете, но только как временную меру для своевременного отражения операций. Дальше нужно будет получить оригиналы документов от контрагентов.
Если хозяйственная операция предполагает оформление комплекта документов, то все данные должны быть одинаковыми. Например, в счете-фактуре и товарной накладной должно быть прописано одинаково наименование товаров, количество, цена.
❓Но что же делать с так называемой «опоздавшей превичкой», т.е. это те документы, которые поступают спустя несколько недель или даже месяцев с момента совершения сделки от контрагентов.
Особенности отражения опоздавшей первички содержатся в ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (Приказ № 63н Минфина от 28 июня 2010). Здесь указаны следующие условия:
➡Если опоздавший первичный документ пришел после завершения отчетного периода и сдачи декларации, следует:
📍 Право подписи
Руководитель, главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за определенные операции, обладают правом подписи первичных документов. Для передачи этого права можно использовать как приказ, так и доверенность. В первичном документе рядом с подписью необходимо указывать Ф.И.О. подписанта и реквизиты соответствующего документа, на основании которого он имеет право подписи.
💾 Хранение первичных документов
Хранить эти документы нужно, минимум пять лет, считая с года, в котором они в последний раз использовались для расчета налога. Для некоторых документов сроки дольше. Например, при переносе убытков на будущие периоды нужно хранить первичку в течение всего времени переноса плюс пять лет, а некоторые документы по зарплате, НДФЛ и взносам хранят до 50 лет.
Хранить документы нужно в том виде, в котором они были составлены изначально, не меняя вид: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге.
В электронном виде архивные документы можно хранить на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов – СХЭД. Можно использовать одновременно оба способа.
После истечения срока хранения документы можно уничтожить в соответствии с законодательством.
🖋Исправление первичных документов
Правила исправления ошибок прописаны в ФСБУ 27/2021. Есть ограничение: нельзя исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовые ордеры, платежки и финансовые требования. Если в таком документе есть ошибка, вместо него оформляют новый.
💡В остальных документах исправления возможны:
• Документ на бумаге исправляют зачеркивая ошибку вручную и вписывая верные данные, рядом пишут «Исправлено» и ставят дату. Замазывать и подчищать ошибочные записи нельзя.
• Чтобы исправить электронный документ, оформляют новый с верными данными и указывают, что он составлен вместо первоначального. Ставят дату исправления и электронные подписи лиц, которые оформили документ, с указанием должностей, фамилий и инициалов.
❗Последствия за отсутствие или неправильное оформление
Отсутствие первичных документов, а также их неправильное оформление считается нарушением, за что следует наказание.
Отсутствие первичного документа регулирует ст. 120 НК РФ.
За нарушение с организации взыщут:
• 10 тыс. рублей за разовое нарушение;
• 30 тыс. рублей за повторное нарушение в течение одного налогового периода;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей в случае если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы.
В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, должностное лицо получит штраф:
• от 5 до 10 тыс. рублей при однократном нарушении;
• от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификацию должности на срок от одного до двух лет — при повторном нарушении.
📌Также ФНС вправе убрать из налогооблагаемой базы те расходы, которые документально не подтверждены. В таком случае организации придётся доплачивать налог на прибыль.
👉Если первичный документ утерян, его необходимо восстановить. В данном случае операция считается неподтверждённой и не освобождает организацию от ответственности.
❗Необходимо понимать, что первичная документация – это важнейший элемент бухгалтерского учета, который служит для фиксации, контроля и подтверждения хозяйственных операций. Правильное оформление, обработка и хранение первички позволяют поддерживать точность учета, выполнять требования закона и обеспечивать прозрачность операций.
Отсутствие или допущение ошибок в оформлении первички, могут стать критичными для организации и руководителей в виде штрафов, исковых требований и наказаниями должностных лиц.
В нашей статье мы разберем, что же такое первичная документация. Рассмотрим, какие документы к ней относятся, обязательные реквизиты первички, правила заполнения, как нужно хранить эти документы и последствия за их отсутствие.
Если Вы являетесь руководителем компании или ИП, то Вам необходимо документально отражать все финансовые и имущественные операции, это требование отражено в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Первичный документ – это бумажный или электронный документ, который подтверждает событие в бизнесе: покупку или продажу товаров, выплату денег, перемещение материалов, начисление резервов. На основании первичных документов компании ведут бухгалтерский и налоговый учет, а ИП – только налоговый.
📝Список основных первичных документов
✔Договора – основополагающие документы, которые устанавливают обязательства сторон, условия сделки, сроки и стоимость.
✔Счета-фактуры – документы, подтверждающие факт продажи товаров или услуг.
✔Кассовые ордера – подтверждают операции, связанные с движением денежных средств.
✔Накладные – используются для учета перемещения товаров и материалов.
✔Универсальный передаточный документ (УПД) – объединяет накладную и счет-фактуру или акт и счет-фактуру. В нем есть все данные для накладной или акта и сведения по НДС.
✔Акты выполненных работ (услуг) – подтверждают выполнение определенных работ или оказание услуг.
✔Платежные поручения – документы, подтверждающие осуществление расчетов через банк.
✔Товарные отчеты – используются для учета поступления и расходования товаров.
✔Отчет о движении денежных средств – фиксирует поступления и расходы.
✔Бухгалтерская справка – используется для подтверждения или исправления информации в бухгалтерском и налоговом учёте компании.
✔Служебная записка – используется для внутреннего документооборота и согласования различных вопросов между подразделениями. И другие.
🧾Обязательные реквизиты первичного документа
При составлении первичных документов Вы можете использовать унифицированные бланки. Также допускается дополнение унифицированных форм своими необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить.
🔎 В законодательстве установлен перечень обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание факта хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
6) наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.
👉Обратите внимание: если первичные документы, подтверждающие данные налогового учета, составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык (письмо Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).
▶▶Правила заполнения первичной документации
◼Компании самостоятельно выбирают форму первичной документации – бумажную или электронную, закрепляя этот выбор в учетной политике. Можно использовать единую форму для всех документов или комбинированный подход: часть документов оформлять на бумаге, а часть – в электронном виде.
◼Первичные документы должны составляться на русском языке. Если документ оформлен на иностранном языке, необходим построчный перевод на русский. Исключение – случаи, когда компания ведет деятельность за рубежом, и документы составляются на языке соответствующего государства.
◼Все данные в первичных документах должны быть указаны в рублях. Если нужно отразить стоимость в другой валюте, ее можно указать в качестве дополнительного реквизита.
◼Первичные документы подписывает лицо, составившее документ, или уполномоченное на подпись. Бумажные документы подписывают вручную, а электронные – квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подписывать документы факсимиле (штампом, имитирующим подпись) нельзя, ФНС этот документ не примет.
◼Сроки для оформления первичных документов зависят от типа сделки и вида документа. Например:
• Товарная накладная на отгрузку товарно-материальных ценностей оформляется сразу при отгрузке товара со склада и в ближайшее время.
• Акт выполненных работ составляется на дату завершения работ, акт оказанных услуг – на дату оказания услуги.
• Счет-фактура, независимо от того, касается он отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг, должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней с момента выполнения операции. Исключение — случаи, когда товары или услуги предоставляются на протяжении длительного периода. Тогда счет-фактуру можно выставить по окончании месяца или квартала, в зависимости от условий договора.
⏩Принятие к учету первичных документов
Принять к учету можно оригинал первичного документа. В исключительных случаях скан можно использовать в бухучете, но только как временную меру для своевременного отражения операций. Дальше нужно будет получить оригиналы документов от контрагентов.
Если хозяйственная операция предполагает оформление комплекта документов, то все данные должны быть одинаковыми. Например, в счете-фактуре и товарной накладной должно быть прописано одинаково наименование товаров, количество, цена.
❓Но что же делать с так называемой «опоздавшей превичкой», т.е. это те документы, которые поступают спустя несколько недель или даже месяцев с момента совершения сделки от контрагентов.
Особенности отражения опоздавшей первички содержатся в ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (Приказ № 63н Минфина от 28 июня 2010). Здесь указаны следующие условия:
- Первичка с опозданием, полученная в течение одного отчетного года, отражается в том месяце, когда ошибка была выявлена.
- Если при составлении итоговых ведомостей и отчетов обнаружены документы, не проведенные ранее, их включают в учет концом декабря. Этот способ доступен в случае, если бухгалтерская отчетность еще не была утверждена.
- Если отчетность уже утверждена, корректировать итоги прошедшего года не следует. Пропущенные документы вносят в базу текущей датой, используя счет 91.
➡Если опоздавший первичный документ пришел после завершения отчетного периода и сдачи декларации, следует:
- внести правки в налоговые регистры соответствующего периода;
- скорректировать базу для налогообложения;
- сдать уточненную декларацию за данный период.
📍 Право подписи
Руководитель, главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за определенные операции, обладают правом подписи первичных документов. Для передачи этого права можно использовать как приказ, так и доверенность. В первичном документе рядом с подписью необходимо указывать Ф.И.О. подписанта и реквизиты соответствующего документа, на основании которого он имеет право подписи.
💾 Хранение первичных документов
Хранить эти документы нужно, минимум пять лет, считая с года, в котором они в последний раз использовались для расчета налога. Для некоторых документов сроки дольше. Например, при переносе убытков на будущие периоды нужно хранить первичку в течение всего времени переноса плюс пять лет, а некоторые документы по зарплате, НДФЛ и взносам хранят до 50 лет.
Хранить документы нужно в том виде, в котором они были составлены изначально, не меняя вид: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге.
В электронном виде архивные документы можно хранить на физически обособленных носителях или в системе хранения электронных документов – СХЭД. Можно использовать одновременно оба способа.
После истечения срока хранения документы можно уничтожить в соответствии с законодательством.
🖋Исправление первичных документов
Правила исправления ошибок прописаны в ФСБУ 27/2021. Есть ограничение: нельзя исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовые ордеры, платежки и финансовые требования. Если в таком документе есть ошибка, вместо него оформляют новый.
💡В остальных документах исправления возможны:
• Документ на бумаге исправляют зачеркивая ошибку вручную и вписывая верные данные, рядом пишут «Исправлено» и ставят дату. Замазывать и подчищать ошибочные записи нельзя.
• Чтобы исправить электронный документ, оформляют новый с верными данными и указывают, что он составлен вместо первоначального. Ставят дату исправления и электронные подписи лиц, которые оформили документ, с указанием должностей, фамилий и инициалов.
❗Последствия за отсутствие или неправильное оформление
Отсутствие первичных документов, а также их неправильное оформление считается нарушением, за что следует наказание.
Отсутствие первичного документа регулирует ст. 120 НК РФ.
За нарушение с организации взыщут:
• 10 тыс. рублей за разовое нарушение;
• 30 тыс. рублей за повторное нарушение в течение одного налогового периода;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей в случае если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы.
В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, должностное лицо получит штраф:
• от 5 до 10 тыс. рублей при однократном нарушении;
• от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификацию должности на срок от одного до двух лет — при повторном нарушении.
📌Также ФНС вправе убрать из налогооблагаемой базы те расходы, которые документально не подтверждены. В таком случае организации придётся доплачивать налог на прибыль.
👉Если первичный документ утерян, его необходимо восстановить. В данном случае операция считается неподтверждённой и не освобождает организацию от ответственности.
❗Необходимо понимать, что первичная документация – это важнейший элемент бухгалтерского учета, который служит для фиксации, контроля и подтверждения хозяйственных операций. Правильное оформление, обработка и хранение первички позволяют поддерживать точность учета, выполнять требования закона и обеспечивать прозрачность операций.
Отсутствие или допущение ошибок в оформлении первички, могут стать критичными для организации и руководителей в виде штрафов, исковых требований и наказаниями должностных лиц.