ДЛЯ ЧЕГО НУЖЕН ПУТЕВОЙ ЛИСТ Формулировка путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые оказывают услуги по коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ). В законе указано определение: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Наличие и оформление путевых листов могут проверяться : · самой организацией — для контроля работы водителя и вверенного ему транспорта, а также расходование ГСМ; · Контроль осуществляется Ространснадзором РФ, а именно: · наличия и заполнения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций; · соблюдение безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, о чем свидетельствуют отметки о предрейсовом медицинском и техническом осмотре — это касается всех организаций с автотранспортом. В бухгалтерском и налоговом учете путевой лист может, но не обязан, являться первичным документом, подтверждающим расходы на оплату труда водителя и ГСМ. Для своих внутренних производственных целей, предприятия, занимающиеся перевозками, имеет право использовать свою форму путевого листа для подтверждения расходов на ГСМ. Обязательным атрибутом при этом является наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). ФОРМА ПУТЕВОГО ЛИСТА Организация, решившая в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. В случае изменения унифицированной формы, необходимо, чтобы бланк путевого листа содержал обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ Минтранса РФ N 152): · наименование и номер путевого листа; · сведения о сроке действия путевого листа — до какого числа действует; · сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС): o организация — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН; o ИП — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН. · сведения о ТС: o тип ТС — легковой, грузовой, автобус и т. п. (п. 3 ПТС); o модель ТС; o государственный регистрационный знак; o показания одометра (полные км пробега): § при выезде; § при заезде в гараж; o дату и время: § выезда; § заезда в гараж; o дату и время техосмотра при выезде; · сведения о водителе: o фамилия, имя, отчество водителя; o дату и время медосмотра: § перед сменой (при выезде); § после смены (при заезде). ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА Порядок заполнения путевого листа определен Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Пример заполнение путевого листа легкового автомобиля: Водитель легкового автомобиля Лада-Карина, рег. знак p222хд Кадаков Данила предоставил в бухгалтерию путевой лист за 16.02.2021. В путевом листе указаны: · показания одометра (полные км пробега): o при выезде — 200 км; o при заезде в гараж — 650 км. Маршрут: СПб, невский, 27 — п. Пурга, Комсомольская, 1а — СПб, Невский, 27. · Топливо — Бензин АИ-95: o при выезде — 50 л. Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 7 л на 100 км. При заполнении путевого листа следует учитывать (III Приказа Минтранса РФ N 152): · путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца; · дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя; · дату и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя указывает проводивший их медицинский работник; · дату и время предрейсового технического контроля указывает назначенный руководителем контролер; · все отметки в путевом листе подписываются ответственными лицами, указывая свои фамилию, инициалы и подпись; · необходимо вести журнал регистрации путевых листов; · срок хранения путевых листов - не менее 5 лет. ГСМ РАССЧИТАННЫЙ ПО ПУТЕВЫМ ЛИСТАМ Приказ Минтранса РФ N 152 не предусматривает делать записи о расходе топлива в путевом листе, но для принятия в расходы в путевом листе указывают количество топлива: · перед выездом на линию; · после возвращения в гараж. Расход ГСМ в путевом листе может отражаться как по факту, так и по нормам, утвержденным для каждого автомобиля. Эти нормы можно утвердить: · на основе Распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р; · по данным технического паспорта автомобиля; · в результате проведения контрольного замера. Способ определения расхода топлива и норм списания ГСМ нужно отразить в учетной политике предприятия. По нашему примеру расход топлива составит: по формуле: РАСХОД = ПРОБЕГ(НОн - НОк) х НОРМА (л/100 км) : 100
· Расход топлива = (550 км — 200 км) х 7 л / 100 = 24,5 л СПИСАНИЕ ГСМ В 1С 8.3 ПО ПУТЕВЫМ ЛИСТАМ Как осуществляется учет путевых листов и ГСМ в 1С 8.3? Вначале в программе 1С 8.3 надо включить функциональность Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы. Создание путевого листа можно сделать из вкладки Покупки - путевой лист. В документе путевого листа заполняем : транспортное средство, сотрудника-водителя, нормы расходов. Затем заносим данные в раздел маршрут.
Далее заполняем раздел топливо, выбирая кассовый чек или топливная карта: Данный путевой лист сформируем за месяц ( с 01.01.2021 по 29.01.2021). Заполняем показания на начало выезда и проставляем пройденное расстояние при возвращении в гараж. Расход ГСМ рассчитывается автоматически. Так выглядит путевой лист из вкладки печать:
При отключенной функциональности в 1С можно сделать только списание ГСМ. Для этого используем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля. Списание производится документом Требование — накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.