Не позже чем за две недели до начала нового года работодатели должны утвердить график отпусков сотрудников. Отсутствие такого документа — административное нарушение, влекущее за собой предупреждение либо штраф. Основное по графику отпусков Графиком отпусков устанавливается очередность ухода сотрудников в ежегодные отпуска в календарном году. Документ включает в себя информацию о времени распределения периодов отпуска работников (ст. 123 ТК РФ). При его формировании учитывают пожелания сотрудников и особенности производственного процесса в компании. График на 2025 год нужно успеть составить к 17.12.2024 г.
Формирование графика отпусков — обязанность практически всех работодателей вне зависимости от численности персонала на предприятии. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 г. № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 указано, что микропредприятие, которое в полном объеме или частично отказалось принимать внутренние нормативные документы, в т.ч. график отпусков, вправе использовать вместо него письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Данный момент требуется указать в соответствующем пункте трудового договора, заполненного по типовой форме. ГИТ обосновала свою позицию на основании ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письма Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Особенности формирования графика отпусков. Механизм формирования графика отпусков может указываться в колдоговоре, правилах внутреннего трудового распорядка и иных внутренних нормативных документах. Причем позиция Роструда такова — график отпусков для каждого отдела или структурного подразделения можно формировать свой. Особенно данный момент актуален для крупных предприятий с большим числом сотрудников. В такой ситуации проекты графиков разрабатывают руководители подразделений, а потом передают их кадровикам, формирующим общий график отпусков по компании. В графике отпусков нужно указывать сведения о времени и длительности отпуска каждого сотрудника на трудовом договоре.
Продолжительность отпускного периода зависит от числа дней отпуска, на которые работник имеет право, и от числа дней неиспользованного отпуска на 01.01.2025 г. При формировании графика отпусков нужно помнить о новых сотрудниках, которые на начало года не отработали еще полгода. Право на использование отпуска за первый год трудовой деятельности появляется по завершении 6-ти месяцев непрерывной работы у этого работодателя. А потому при формировании графика отпусков нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2024 года смогли использовать положенные им дни отдыха. Длительность ежегодного отпуска разных категорий сотрудников:
28 календ. дн. — для всех сотрудников, не включенных в льготные категории (ст. 115 ТК РФ);
31 календ. дн. — для несовершеннолетних работников (ст. 267 ТК РФ);
30 календ. дн. — для сотрудников-инвалидов (Закон от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
30-40 сут. — для сотрудников спасательных служб в зависимости от стажа непрерывной работы (Закон от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ);
42-56 кален. дн. — для сотрудников, работающих с химическим оружием, некоторых категорий педработников (Закон от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ, Постановление Правительства от 14.05.2015 г. № 466).
Имеется несколько категорий сотрудников, по которым есть исключения из общего правила формирования графика отпусков:
1. Сотрудники, которые имеют право на ежегодный отпуск по заявлению до завершения полугода непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ): женщины — перед отпуском по БиР или сразу после него; несовершеннолетние сотрудники; сотрудники-усыновители ребенка возрастом до 3-х мес. По ст. 123 ТК РФ по желанию работник может использовать ежегодный отпуск в период нахождения его супруги в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы у работодателя.
2. Совместители По ст. 286 ТК РФ отпуск этим работникам предоставляют одновременно с отпуском по основному месту трудовой деятельности. Когда на работе по совместительству сотрудник не отработал полгода, отпуск ему предоставляют авансом. Для учета совместителей в графике отпусков работодатель запрашивает у них информацию о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные работники с детьми до 12 лет На основании Закона от 11.10.2018 г. № 360-ФЗ в Трудовой кодекс внесли ст. 262.2. Работодатели обязаны учитывать, что родители трех и больше детей возрастом до 12 лет вправе использовать ежегодный отпуск по своему желанию в любое удобное для них время. В Письме Минтруда от 20.11.2018 г. № 14-2/ООГ-9166 уточнили, что возраст детей считается на год предоставления отпуска. Следовательно, когда на начало года предоставления отпуска многодетный работник был вправе использовать отпуск в любое время, это право за ним сохраняется даже в ситуации, когда на дату начала отпуска старшему ребенку уже есть 12 лет.
В обзоре актуальных вопросов от Роструда за февраль 2019 года рассматривалась такая ситуаций — может ли сотрудник с тремя детьми в возрасте до 12 лет использовать ежегодный отпуск частями в удобное для него время. Ведомство считало, что право на использование отпуска в любое удобное время не свидетельствует о праве сотрудника делить отпуск на части по своему желанию. Подобное деление по ст. 125 ТК РФ может быть, но лишь по соглашению сторон. И в данном случае одна из частей отпуска также должна быть не меньше 14 календарных дней.
4. Ветераны, сотрудники-почетные доноры России, работники с несовершеннолетним ребенком-инвалидом, супруги военнослужащих Указанные категории сотрудников вправе использовать ежегодный отпуск в любое удобное для них время.
5. Работники, которые призваны по мобилизации или поступили служить по контракту По ст. 351.7 ТК РФ эти сотрудники в течение полугода после возобновления трудового договора имеют право уйти в ежегодный отпуск в удобное для них время вне зависимости от стажа работы у данного работодателя. При формировании графика отпусков на 2025 год нужно учесть, что праздничные дни, обозначенные в ст. 112 ТК РФ, не входят в число календарных дней ежегодного или дополнительного отпуска. А потому, когда отпуск выпадает на указанные дни, необходимо продлить его срок на количество этих дней. Кроме того, не нужно забывать и о переносе выходных дней в 2025 году: с 4 января на 2 мая; с 5 января на 31 декабря; с 23 февраля на 8 мая; с 8 марта на 13 июня; с 1 ноября на 3 ноября.
Дата начала отпуска в графике отпусков По мнению Роструда, неправомерно указывать в графике отпусков только месяц отпуска без проставления точных дат начала и завершения периоды отдыха. Специалисты советуют указывать в графике отпусков конкретные даты во избежание разногласий с сотрудниками.
Перенос отпуска на следующий год.
При формировании графика отпусков на 2025 год сотрудник может подать заявление работодателю с просьбой не отправлять его отпуск в следующем году, а перенести период отдыха на 2026 год. Работодателю целесообразно отказать работнику в этой просьбе. Специалисты Роструда предлагают отказывать, поскольку работодатель должен каждый год предоставлять ежегодный отпуск. Его перенос на другой год допустим, но лишь в исключительных случаях (ст. 124 ТК РФ), к примеру, в связи с производственной необходимостью или болезнью сотрудника.
Форма для графика отпусков:
Для формирования графика отпусков можно использовать стандартную форму № Т-7 из Постановления Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26.
На этапе планирования заполняются графы 1-6. В графе 6 проставляется дата начала отпуска работников, в т.ч. имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. В графах 7-9 информация не указывается. Сведения в них вносятся вручную в течение года, по мере ухода сотрудников в отпуск. Специалисты Роструда советуют внести в форму дополнительный столбец «с графиком ознакомлен» либо использовать лист ознакомления в качестве приложения к графику отпусков. Нужно помнить о том, что в соответствии со ст. 123 ТК РФ каждого сотрудника нужно оповещать о времени начала отпуска — не позже чем за две недели до его начала. До даты утверждения график отпусков — это только проект документа. После того, как его утвердят начальники отдела кадров и иных отделов, документ направляется в профсоюз (ст. 372 ТК РФ). Он подтверждает график отпусков через выписку из протокола заседания профсоюза. Если такого органа в компании нет, то в графике отпусков в строке согласования ставится об этом отметка.
С утвержденным графиком отпусков работников знакомят под подпись. Документ хранится в бухгалтерии и отделе кадров, вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии рассылаются в отделы и структурные подразделения предприятия. Когда работодатель предупредил сотрудника о наступлении отпуска позже чем за две недели до его начала, работник вправе подать заявление с указанием требования перенести отпуск на иной согласованный срок. При этом сотрудник может не подавать заявление работодателю о предоставлении ему отпуска, когда он используется согласно графику. Имеется ряд ситуаций, при которых сотрудник должен подавать заявление на отпуск: отдых используется ранее полугода непрерывной работы у работодателя; отдых используется ранее полугода непрерывной работы на основании соглашения с работодателем; сотрудник относится к одной из категорий, которым обязательно нужно предоставлять отпуск в любое удобное для них время. Корректировка графика отпусков График отпусков — обязательный внутренний нормативный документ как для работодателя, так и для сотрудника, а потому при внесении в него корректировок необходимо соглашение сторон. Для фиксации в форме № Т-7 переноса отпусков в текущем году используют графы 7-9. Графа 10 для примечаний используется в таких ситуациях: если отпуск или его части переносят по причине из ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может негативно сказаться на нормальном ходе работы компании; если отпуск или его части переносятся по причине из ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос периода отдыха на следующий календарный год. Бывает ситуация, что уже после утверждения графика отпусков, к примеру, в течение года, в компанию трудоустраиваются новые работники. В таком случае специалисты Роструда ориентируются на правоприменительную практику и предлагают использовать два варианта: внести корректировки в сводный график отпусков; сформировать дополнительный график и приобщить его к основному. Если сотрудника планируют уволить в январе, то заполнение по нему графика отпусков разъяснено в Письме Минтруда от 27.03.2020 г. № 14-2/В-321. В графике отпусков нужно указывать информацию по всем сотрудникам, которые состоят с компанией в трудовых отношениях на дату утверждения документа. Это касается и тех сотрудников, с которыми в течение рабочего года будут прекращены трудовые договоры. Следовательно, в графике отпусков обязательно надо учесть сотрудника, у которого в январе закончится срок трудового договора. Ответственность за отсутствие графика отпусков. Когда в компании нет графика отпусков — это административное нарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Это может быть предупреждение либо штраф в размере:
1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
1-5 тыс. руб. — для ИП;
30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
При повторном правонарушении ответственность ужесточается:
10-20 тыс. руб. либо дисквалификация на 1-3 года — для должностных лиц;
10-20 тыс. руб. — для ИП;
50-70 тыс. руб. — для юрлиц.
Формирование графика отпусков — обязанность практически всех работодателей вне зависимости от численности персонала на предприятии. В Письме ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 г. № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 указано, что микропредприятие, которое в полном объеме или частично отказалось принимать внутренние нормативные документы, в т.ч. график отпусков, вправе использовать вместо него письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Данный момент требуется указать в соответствующем пункте трудового договора, заполненного по типовой форме. ГИТ обосновала свою позицию на основании ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, Письма Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Особенности формирования графика отпусков. Механизм формирования графика отпусков может указываться в колдоговоре, правилах внутреннего трудового распорядка и иных внутренних нормативных документах. Причем позиция Роструда такова — график отпусков для каждого отдела или структурного подразделения можно формировать свой. Особенно данный момент актуален для крупных предприятий с большим числом сотрудников. В такой ситуации проекты графиков разрабатывают руководители подразделений, а потом передают их кадровикам, формирующим общий график отпусков по компании. В графике отпусков нужно указывать сведения о времени и длительности отпуска каждого сотрудника на трудовом договоре.
Продолжительность отпускного периода зависит от числа дней отпуска, на которые работник имеет право, и от числа дней неиспользованного отпуска на 01.01.2025 г. При формировании графика отпусков нужно помнить о новых сотрудниках, которые на начало года не отработали еще полгода. Право на использование отпуска за первый год трудовой деятельности появляется по завершении 6-ти месяцев непрерывной работы у этого работодателя. А потому при формировании графика отпусков нужно учесть, чтобы новые сотрудники до конца 2024 года смогли использовать положенные им дни отдыха. Длительность ежегодного отпуска разных категорий сотрудников:
28 календ. дн. — для всех сотрудников, не включенных в льготные категории (ст. 115 ТК РФ);
31 календ. дн. — для несовершеннолетних работников (ст. 267 ТК РФ);
30 календ. дн. — для сотрудников-инвалидов (Закон от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
30-40 сут. — для сотрудников спасательных служб в зависимости от стажа непрерывной работы (Закон от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ);
42-56 кален. дн. — для сотрудников, работающих с химическим оружием, некоторых категорий педработников (Закон от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ, Постановление Правительства от 14.05.2015 г. № 466).
Имеется несколько категорий сотрудников, по которым есть исключения из общего правила формирования графика отпусков:
1. Сотрудники, которые имеют право на ежегодный отпуск по заявлению до завершения полугода непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ): женщины — перед отпуском по БиР или сразу после него; несовершеннолетние сотрудники; сотрудники-усыновители ребенка возрастом до 3-х мес. По ст. 123 ТК РФ по желанию работник может использовать ежегодный отпуск в период нахождения его супруги в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы у работодателя.
2. Совместители По ст. 286 ТК РФ отпуск этим работникам предоставляют одновременно с отпуском по основному месту трудовой деятельности. Когда на работе по совместительству сотрудник не отработал полгода, отпуск ему предоставляют авансом. Для учета совместителей в графике отпусков работодатель запрашивает у них информацию о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные работники с детьми до 12 лет На основании Закона от 11.10.2018 г. № 360-ФЗ в Трудовой кодекс внесли ст. 262.2. Работодатели обязаны учитывать, что родители трех и больше детей возрастом до 12 лет вправе использовать ежегодный отпуск по своему желанию в любое удобное для них время. В Письме Минтруда от 20.11.2018 г. № 14-2/ООГ-9166 уточнили, что возраст детей считается на год предоставления отпуска. Следовательно, когда на начало года предоставления отпуска многодетный работник был вправе использовать отпуск в любое время, это право за ним сохраняется даже в ситуации, когда на дату начала отпуска старшему ребенку уже есть 12 лет.
В обзоре актуальных вопросов от Роструда за февраль 2019 года рассматривалась такая ситуаций — может ли сотрудник с тремя детьми в возрасте до 12 лет использовать ежегодный отпуск частями в удобное для него время. Ведомство считало, что право на использование отпуска в любое удобное время не свидетельствует о праве сотрудника делить отпуск на части по своему желанию. Подобное деление по ст. 125 ТК РФ может быть, но лишь по соглашению сторон. И в данном случае одна из частей отпуска также должна быть не меньше 14 календарных дней.
4. Ветераны, сотрудники-почетные доноры России, работники с несовершеннолетним ребенком-инвалидом, супруги военнослужащих Указанные категории сотрудников вправе использовать ежегодный отпуск в любое удобное для них время.
5. Работники, которые призваны по мобилизации или поступили служить по контракту По ст. 351.7 ТК РФ эти сотрудники в течение полугода после возобновления трудового договора имеют право уйти в ежегодный отпуск в удобное для них время вне зависимости от стажа работы у данного работодателя. При формировании графика отпусков на 2025 год нужно учесть, что праздничные дни, обозначенные в ст. 112 ТК РФ, не входят в число календарных дней ежегодного или дополнительного отпуска. А потому, когда отпуск выпадает на указанные дни, необходимо продлить его срок на количество этих дней. Кроме того, не нужно забывать и о переносе выходных дней в 2025 году: с 4 января на 2 мая; с 5 января на 31 декабря; с 23 февраля на 8 мая; с 8 марта на 13 июня; с 1 ноября на 3 ноября.
Дата начала отпуска в графике отпусков По мнению Роструда, неправомерно указывать в графике отпусков только месяц отпуска без проставления точных дат начала и завершения периоды отдыха. Специалисты советуют указывать в графике отпусков конкретные даты во избежание разногласий с сотрудниками.
Перенос отпуска на следующий год.
При формировании графика отпусков на 2025 год сотрудник может подать заявление работодателю с просьбой не отправлять его отпуск в следующем году, а перенести период отдыха на 2026 год. Работодателю целесообразно отказать работнику в этой просьбе. Специалисты Роструда предлагают отказывать, поскольку работодатель должен каждый год предоставлять ежегодный отпуск. Его перенос на другой год допустим, но лишь в исключительных случаях (ст. 124 ТК РФ), к примеру, в связи с производственной необходимостью или болезнью сотрудника.
Форма для графика отпусков:
Для формирования графика отпусков можно использовать стандартную форму № Т-7 из Постановления Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26.
На этапе планирования заполняются графы 1-6. В графе 6 проставляется дата начала отпуска работников, в т.ч. имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. В графах 7-9 информация не указывается. Сведения в них вносятся вручную в течение года, по мере ухода сотрудников в отпуск. Специалисты Роструда советуют внести в форму дополнительный столбец «с графиком ознакомлен» либо использовать лист ознакомления в качестве приложения к графику отпусков. Нужно помнить о том, что в соответствии со ст. 123 ТК РФ каждого сотрудника нужно оповещать о времени начала отпуска — не позже чем за две недели до его начала. До даты утверждения график отпусков — это только проект документа. После того, как его утвердят начальники отдела кадров и иных отделов, документ направляется в профсоюз (ст. 372 ТК РФ). Он подтверждает график отпусков через выписку из протокола заседания профсоюза. Если такого органа в компании нет, то в графике отпусков в строке согласования ставится об этом отметка.
С утвержденным графиком отпусков работников знакомят под подпись. Документ хранится в бухгалтерии и отделе кадров, вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии рассылаются в отделы и структурные подразделения предприятия. Когда работодатель предупредил сотрудника о наступлении отпуска позже чем за две недели до его начала, работник вправе подать заявление с указанием требования перенести отпуск на иной согласованный срок. При этом сотрудник может не подавать заявление работодателю о предоставлении ему отпуска, когда он используется согласно графику. Имеется ряд ситуаций, при которых сотрудник должен подавать заявление на отпуск: отдых используется ранее полугода непрерывной работы у работодателя; отдых используется ранее полугода непрерывной работы на основании соглашения с работодателем; сотрудник относится к одной из категорий, которым обязательно нужно предоставлять отпуск в любое удобное для них время. Корректировка графика отпусков График отпусков — обязательный внутренний нормативный документ как для работодателя, так и для сотрудника, а потому при внесении в него корректировок необходимо соглашение сторон. Для фиксации в форме № Т-7 переноса отпусков в текущем году используют графы 7-9. Графа 10 для примечаний используется в таких ситуациях: если отпуск или его части переносят по причине из ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может негативно сказаться на нормальном ходе работы компании; если отпуск или его части переносятся по причине из ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос периода отдыха на следующий календарный год. Бывает ситуация, что уже после утверждения графика отпусков, к примеру, в течение года, в компанию трудоустраиваются новые работники. В таком случае специалисты Роструда ориентируются на правоприменительную практику и предлагают использовать два варианта: внести корректировки в сводный график отпусков; сформировать дополнительный график и приобщить его к основному. Если сотрудника планируют уволить в январе, то заполнение по нему графика отпусков разъяснено в Письме Минтруда от 27.03.2020 г. № 14-2/В-321. В графике отпусков нужно указывать информацию по всем сотрудникам, которые состоят с компанией в трудовых отношениях на дату утверждения документа. Это касается и тех сотрудников, с которыми в течение рабочего года будут прекращены трудовые договоры. Следовательно, в графике отпусков обязательно надо учесть сотрудника, у которого в январе закончится срок трудового договора. Ответственность за отсутствие графика отпусков. Когда в компании нет графика отпусков — это административное нарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Это может быть предупреждение либо штраф в размере:
1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
1-5 тыс. руб. — для ИП;
30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
При повторном правонарушении ответственность ужесточается:
10-20 тыс. руб. либо дисквалификация на 1-3 года — для должностных лиц;
10-20 тыс. руб. — для ИП;
50-70 тыс. руб. — для юрлиц.