С 1 сентября 2025 года вступит в действие новое положение о командировках, которое утверждено постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501.
📌Основные изменения
✔Приказ или распоряжение о командировании работника – главный документ-основание длительной служебной поездки.
✔Поездка удаленного сотрудника в офис считается командировкой, если в его трудовом договоре прописан населенный пункт, отличный от места нахождения офиса.
✔Появилось понятие «проездные документы» это любые подтверждения поездки сотрудника:
- Билеты.
- Путевые листы.
- Чеки с заправок.
- Квитанции и т. д.
👉Если сотрудник едет в командировку на личном или рабочем автомобиле, поездку он должен подтвердить «проездными документами».
✔Для возмещения командировочных расходов обязательное разрешение больше не требуется, достаточно согласия руководителя.
❓Что нужно сделать до 1 сентября 2025 года
- Вам необходимо провести аудит действующих документов, которые регламентируют служебные командировки в организации (положение о командировках, раздел в учетной политике и т. д.). Поменять ссылку на новое постановление от 16.04.2025 № 501.
- Проверьте и при необходимости скорректируйте формулировки в соответствии с новым постановлением в части документа-основания, проездных документов и порядка возмещения расходов в командировке.
▶Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
- Расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов.
- Обязательные консульские и аэродромные сборы.
- Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта.
- Расходы на оформление обязательной медицинской страховки.
- Иные обязательные платежи и сборы.
🔎Порядок оформления работника в командировку по новым правилам с 1 сентября 2025 года
1. Убедитесь, что сотрудника можно направить в служебную командировку.
‼Запрещено отправлять в командировку:
• Беременных женщин.
• Несовершеннолетних, кроме творческих работников и спортсменов.
• Инвалидов с противопоказаниями к командировкам по медицинскому заключению.
• Работников на ученическом договоре, если командировка не связана с ученичеством.
⚠Категории сотрудников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия:
• Женщины с детьми до трех лет.
• Родители детей-инвалидов.
• Многодетные родители, пока младший ребенок моложе 14 лет.
• Одинокие родители с детьми до 14 лет.
• Супруги вахтовиков.
• Опекуны детей до 14 лет.
• Работники, которые ухаживают за членами семьи по медицинскому заключению.
• Родители детей до 14 лет, если другой родитель мобилизован.
• Сотрудники с инвалидностью.
2. Издайте приказ о направлении работника в командировку.
✅Теперь – это главный документ. Служебные записки, служебные задания, командировочные удостоверения и прочее имеют право на существование как дополнительная рабочая документация. Основанием для поездки они не служат.
▶В приказе нужно прописать:
• Название организации-работодателя.
• ФИО и должность сотрудника, который едет в командировку.
• Страну, город и название организации, куда едет сотрудник.
• Конкретные даты начала и окончания командировки.
• Четко сформулированную цель поездки (участие в фестивале, посещение форума, или прохождение обучения, с указанием точного места пребывания).
❓Как посчитать срок командировки?
Срок командировки нужно считать по билетам с учетом времени на дорогу туда и обратно.
▶Дата начала: дата, указанная в билете на выезд.
▶Дата окончания: дата прибытия транспорта обратно к месту работы сотрудника.
При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
👉Если сотрудник едет на машине, то подтверждением будет:
• Служебная записка от сотрудника с согласием руководителя.
• Путевой лист с указанием маршрута, дат и показаний счетчика пробега автомобиля.
• Чеки на бензин, подтверждающие заправку в период поездки и по маршруту следования.
3. Выплатите аванс на командировочные расходы.
‼Если компания заранее не купила проездные билеты и не оплатила проживание в гостинице, заложите эти расходы в сумму аванса.
4. Отметьте командировку в табеле буквой «К» или цифрами «06». Для учета работы в выходные и праздники используйте коды «РВ» или «03». Рядом укажите количество часов, которые командированный отработал в этот день.
5. Получите от работника авансовый отчет и документы.
▶Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
▶К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.