Новый порядок оформления транспортной документации - ЭПД
2026-01-30 17:54
Новый порядок оформления транспортной документации - ЭПД
С 1 сентября 2026 года все участники перевозок на территории РФ, независимо от сферы деятельности, будут обязаны оформлять электронные перевозочные документы (ЭПД).
Новый порядок оформления транспортной документации установлен федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности».
❗Участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли должны будут оформлять в электронном виде:
✔Транспортные накладные.
✔Заказы-заявки на перевозку.
✔Грузовые накладные в авиации.
✔Транспортные железнодорожные накладные.
✔Экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору) и другие.
Минтранс России готовит список отдельных случаев, когда будет допускаться оформление бумажных документов.
ЭПД – электронный перевозочный документ, который создают при перемещении груза по территории РФ.
Преимущества электронного документооборота
✅Обеспечение бесперебойного взаимодействия между участниками логистического рынка (перевозчиками, экспедиторами, грузоотправителями и др.) и государственными контролирующими органами.
✅Исключение использования бумажного документооборота и формирование единого цифрового цикла сопровождения грузов от отправления до финального пункта назначения.
✅Повышение прозрачности цепочек поставок, снижение рисков и улучшение эффективности транспортной отрасли.
✅Надежное и удобное хранение данных, так как информация размещается на защищенных серверах оператора ЭДО с круглосуточным доступом для пользователей через любое устройство.
✅Экономия ресурсов. Отказ от бумажных носителей снижает затраты на печать, расходные материалы, почтовые отправления и курьерскую доставку.
Виды электронных перевозочных документов
Электронные перевозочные документы (ЭПД) представляют собой цифровые аналоги бумажных документов для грузоперевозок, которые утверждены Минтрансом и ФНС.
🔹Электронная транспортная накладная (ЭТН). Подтверждает, что между участниками заключен договор о транспортировке груза.
🔹Электронный путевой лист (ЭПЛ). Используется для отслеживания маршрута водителя и автомобиля.
🔹Электронный заказ-наряд (ЭЗН). Согласно этому документу компания предоставляет транспортное средство для перевозки, но не ведет учет транспортируемого груза.
🔹Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ). Требуется при передаче отправителю пустого контейнера, а получателю – груженого.
🔹Электронный договор фрахтования (ЭДФ). Согласно этому документу компания обязуется предоставить транспортные средства либо выделить в них место для перевозки груза.
🔹Электронный заказ (заявка) – ЭЗЗ. Оформляется для согласования условий перевозки между отправителем и перевозчиком. Заказ используется в том случае, если между участниками не заключен договор на транспортировку. Заявка – если договор имеется.
🔹Иные сведения в зависимости от вида перевозки и требований Минтранса.
❓Кому и куда передаются электронные перевозочные документы в 2026 году?
Обмен ЭПД выстроен по цепочке: от участников перевозки – через операторов – в государственную систему.
Каждый участник отвечает за свой участок пути, а данные проходят автоматическую проверку на каждом этапе.
В первую очередь ЭПД передаются между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
Участники ЭПД формируют и подписывают документы в сервисе оператора, используя свои электронные подписи.
В схему также могут входить фрахтователи и фрахтовщики, если перевозка осуществляется по договору фрахтования.
Далее ЭПД обрабатывает оператор информационной системы – он обеспечивает технический обмен, форматный контроль, проверку реквизитов и передачу данных в ГИС ЭПД.
Система ГИС ЭПД
ГИС ЭПД – государственная информационная система электронных перевозочных документов.
Это система, куда отправляют данные перевозочных документов для предоставления сведений органам государственной власти РФ.
То есть ГИС ЭПД является посредником между перевозчиком и контролирующим органом.
ГИС ЭПД принимает и верифицирует данные, формирует уникальные идентификаторы и QR-коды, после чего направляет сведения в контролирующие органы:
- Минтранс России.
- Минцифры.
- ФНС.
- Ространснадзор.
- МВД России.
Затем эти ведомства используют данные для проверки законности перевозок, налогового контроля и аналитики транспортных потоков.
Что нужно для передачи ЭПД?
Чтобы начать работать с ЭПД, бизнес должен подготовиться.
1⃣ Определите, кто из сотрудников участвует в документообороте.
2⃣ Подключитесь к оператору информационных систем ЭПД. Без него обмениваться электронными документами не получится. Оператор будет проверять документы, обеспечивать их безопасность и направлять данные в ГИС ЭПД.
‼Выбрать оператора, включённого в реестр Минтранса. Только аккредитованные организации могут передавать данные в государственную систему. Их перечень опубликован на официальном сайте Минтранса и ФНС России.
3⃣ Выберите способ работы с ЭПД. Операторы предлагают разные варианты интеграции.
4⃣ Выпустите электронную подпись на участников документооборота.
🔹Также сотрудникам потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), с помощью нее они смогут подписывать документы от имени организации.
🔹Для водителей и кладовщиков достаточно оформить ПЭП – простую электронную подпись.
5⃣ Обеспечьте водителей необходимой техникой. Им понадобится смартфон или планшет с доступом в интернет на погрузке и выгрузке.
6⃣ Обсудите переход с контрагентами. ЭПД должны использовать все участники логистической цепочки. Поэтому важно проинформировать Ваших контрагентов о том, что Вы переходите на ЭПД.
При необходимости, нужно пересмотреть договоры и добавить пункты, которые определят между Вами правила работы и порядок оформления ЭПД.
7⃣ Разработайте новые регламенты и инструкции. Пропишите подробные правила и памятки для сотрудников. Они помогут работникам правильно оформлять документы.
8⃣ Обучите персонал. Организуйте тренинги для тех, кто работает с логистическими документами.
❓Как происходит обмен ЭПД: от создания до регистрации
Обмен электронными перевозочными документами построен так, чтобы каждый этап перевозки был зафиксирован и подтверждён электронной подписью участников.
▶Создание ЭПД. Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную или другой перевозочный документ в утверждённом ФНС формате и подписывает его КЭП.
▶Присвоение уникального номера. ЭПД получает идентификатор – цифровой код, по которому его можно отследить в системе.
▶Проверка оператором. Оператор информационной системы ЭПД проверяет корректность формата, достоверность подписей и уникальность идентификатора.
▶Передача в ГИС ЭПД. После успешной проверки всё направляется в систему, где проходит верификацию и получает статус «зарегистрирован».
▶Отправка участникам перевозки. Оператор передаёт документ перевозчику и грузополучателю. Все стороны видят его актуальное состояние в своём личном кабинете или через интеграцию с учётными системами.
▶Подтверждение водителем. Водитель получает ЭПД через мобильное приложение и подтверждает приём груза простой электронной подписью.
▶Подписи сторон. После доставки грузополучатель подписывает свой раздел ЭПД КЭП, а перевозчик подтверждает выполнение перевозки.
▶Завершение обмена. Финальные версии ЭПД с подписями всех участников автоматически передаются в ГИС ЭПД на хранение.
С момента регистрации в системе ЭПД становится полноценным доказательством факта перевозки.
🔎Проверить его можно по идентификатору электронного перевозочного документа – достаточно ввести код на портале ГИС ЭПД, чтобы увидеть статус, участников и дату подписания.
Реестр участников «ГосЛог»
❗С 1 марта 2026 вводится реестр участников. транспортно-экспедиционной деятельности.
Внесение в этот реестр, не просто процедура, а обязательное правовое требование для деятельности.
«ГосЛог» – это национальная цифровая платформа для транспортной логистики.
На платформе реализуются важные функции, знакомые каждому экспедитору:
✔Оформление и передача ЭПД.
✔Просмотр «цифровых профилей» участников с данными о статусе, лицензиях и разрешениях.
✔Доступ к информации о маршрутах, инфраструктуре.
«ГосЛог» объединяет основные электронные сервисы логистики в едином пространстве, позволяет бизнесу и органам власти обмениваться документами по общим стандартам, без бумажных носителей и разрозненных систем.
Оператором этой платформы выступит Минтранс России.
👉Организация или ИП, занимающаяся транспортно-экспедиционной деятельностью, должна соответствовать следующим требованиям:
- Возможность предоставлять услуги транспортного экспедирования появляется в момент добавления записи и заканчивается при ее удалении.
- Отсутствие у руководителя организации или ИП непогашенной или неснятой судимости за преступления в сфере экономической деятельности.
- Отсутствие в течение одного года двух и более фактов привлечения организации или ИП к административной ответственности за нарушение обязательных требований, установленных статьями 2.1, 2.2 и 4 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ (например, ведение деятельности без внесения сведений в реестр).
▶Для включения информации о перевозчике в реестр необходимо через личный кабинет на Госуслугах направить уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности.
▶Информация о юрлице или ИП вносится в реестр бесплатно не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подачи уведомления, если приложены документы, подтверждающие соответствие требованиям. Без этих документов срок продлевается до 7 рабочих дней.
▶Действующие на 1 марта 2026 года перевозчики обязаны в течение 60 дней подать в Минтранс России уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности (для включения в реестр).
Планируются следующие штрафы за нарушения в сфере ЭПД
• Для юрлиц: от 100 000 до 450 000 рублей за отсутствие ЭПД при перевозке груза.
• Для должностных лиц: от 25 000 до 50 000 рублей.
• Повторное нарушение: увеличение штрафа в 2 раза.
• Приостановление деятельности: до 90 суток при систематических нарушениях.
⏩Следите за обновлениями правил. Минтранс периодически вносит изменения в порядок работы с ЭПД.